ソニーストレージメディア労働組合（以下SMU）は組合員の情報（以下メンバー情報）について、以下のように取り扱うこととする。
第1項） SMUで扱うメンバー情報の範囲について
SMUは以下の情報について、メンバー情報として取り扱うものとする。
・ メンバー登録にあたってメンバーが提供した、ソニーグループ Global ID、氏名、職場名、電話番号、メールアドレスなどの情報の組み合わせによって、個人を特定可能な情報
・ SMUのサービス利用にあたってメンバーが提供した、氏名、住所、電話番号、クレジットカード番号などの組み合わせによって個人を特定可能な情報。
・ 慶弔の申請にあたってメンバーが提出した、口座番号など組み合わせによって個人を特定可能な情報
・ 労使協定および労働協約に基づき会社が組合へ提供した情報
第2項） メンバー情報の使用用途について
SMUはメンバー情報をメンバーフォローおよび、協定に基づく会社への申請以外では使用しない。
第3項） 情報の使用範囲について
SMUでは執行業務の円滑な運営を目的に、以下の範囲に情報を限定して使用する。
なお情報公開の範囲内においてすべての者は守秘義務を負い、違背した場合はSMU審問規定に従う。
(ア) ソニーストレージメディア労働組合執行委員および、執行委員長が認めたSMU事務業務を行う事務職員
・ すべてのメンバー情報
(イ) ソニーストレージメディア労働組合代議員および職場委員
・ 代議員、職場委員の担当する範囲のメンバー情報のうち、ソニー（株）において社員が検索できる情報で構成された情報
・ 慶弔金の支給など、メンバーフォローのために必要なメンバー情報
・ 担当メンバーの異動など、メンバーフォローのために必要なメンバー情報
・ その他、メンバーフォローのために必要と執行部が判断したメンバー情報
(ウ) ソニーストレージメディア労働組合の組合員
・ 自身の所属部に相当する範囲のメンバー情報のうち、ソニーストレージメディアマニュファクチャリング（株）において社員が検索できる情報で構成された情報
・ その他、メンバーフォローのために必要と執行部が判断したメンバー情報
第4項） 個人情報教育について
SMU執行部はSMUの情報公開範囲の対象となる者に対して、年間1度以上の教育を実施する。ただし、ソニー（株）同等の教育を受講済みの場合は、
これに代替することができる。
第5項） 本内容については、2017年4月14日より適用し、必要に応じて見直しを実施する。
＜附則＞
第1項） 情報の保管期限について
組合員である期間情報を保管し、原則として組合員でなくなった時点で破棄する。
ただし組合員でなくなった者の情報についてOBサービスなどの目的により、本人が希望した場合および執行部が組合活動のために必要と判断した場合に限り、
ひきつづき保管する。その後は原則として約2年に1度所在を確認し、ソニーストレージメディアマニュファクチャリング（株）を退社するなどの理由により、
所在不明となった時点で破棄する。
第2項） 情報の保管場所について
情報の保管については、ソニーストレージメディア労働組合施設内もしくは、ソニーストレージメディア労働組合との契約をおこなった委託先で保管する。
委託先の選定にあたっては、ソニーストレージメディアマニュファクチャリング（株）と同等の基準とする。
第3項） 守秘義務表示について
メンバーフォローを目的として、組合員にメンバー情報を提供する場合、必ず機密情報を示す表示を記載しなければならない
第4項） パスワードルールについて
メンバーフォローを目的として、執行委員以外に電子ファイルでメンバー情報を提供する場合、必ずパスワードロックなどのセキュリティ対策を施さなければ
ならない。その際、8桁以上の容易に想定できない英数字の組み合わせとすること。
第5項） その他
個人情報の取扱いについて、疑義が生じた場合には、審問委員会で判断を行う。